Regolamento interno per il trattamento dei dati personali – descrizione introduttiva

Regolamento interno per volontari e incaricati
Il presente regolamento disciplina le modalità con cui i volontari e i soggetti incaricati dall'O.d.V. Protezione Civile di Zero Branco (TV) devono trattare i dati personali, garantendo sicurezza, riservatezza e conformità al GDPR. L'obiettivo è prevenire accessi indebiti, utilizzi impropri e violazioni dei dati.

Regolamento interno per il trattamento dei dati personali

1. Finalità

Il presente Regolamento definisce le regole interne per il trattamento dei dati personali nell'ambito delle attività dell'associazione, in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 e il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

2. Ambito di applicazione

Il Regolamento si applica a tutti i volontari e collaboratori autorizzati che, nello svolgimento delle loro funzioni, entrano in contatto con dati personali di cittadini, altri volontari, enti o soggetti terzi.

3. Responsabilità

Il Titolare del trattamento è la O.d.V. Protezione Civile di Zero Branco (TV).
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD) coincide con il legale rappresentante dell'associazione.

Ogni volontario incaricato è responsabile della corretta gestione dei dati cui ha accesso e firma un modulo di incarico che lo vincola al rispetto di queste regole.

4. Obblighi degli incaricati

Gli incaricati devono:

• trattare i dati solo per finalità autorizzate e documentate;

• non trasmettere o divulgare i dati a terzi non autorizzati;

• non lasciare incustoditi documenti o dispositivi contenenti dati;

• segnalare immediatamente eventuali violazioni, furti o smarrimenti di dati o dispositivi;

• usare password sicure e non condividerle;

• custodire con cura eventuali supporti cartacei o digitali;

• non registrare né diffondere immagini, conversazioni o dati sensibili senza autorizzazione.

5. Divieti

È vietato:

• accedere ai dati per scopi personali;

• fare copie non autorizzate di documenti contenenti dati personali;

• utilizzare dati o immagini per finalità esterne all'associazione;

• condividere password, dati di login o chiavi d'accesso.

6. Strumenti informatici

In caso di utilizzo di software, database o piattaforme online (es. Ezviz, cloud, sistemi mail):

• l'accesso è riservato;

• i dispositivi devono essere protetti da password e antivirus aggiornati;

• non è consentita l'installazione di software non autorizzato;

• in caso di utilizzo di SD card o backup, questi devono essere custoditi fisicamente in sede o su supporti criptati.

7. Formazione

L'associazione si impegna a informare e formare periodicamente i volontari incaricati sul tema della protezione dei dati personali e delle buone prassi di sicurezza.

8. Sanzioni

Ogni violazione delle presenti disposizioni può comportare:

• la revoca dell'incarico di trattamento;

• la segnalazione al Consiglio Direttivo;

• responsabilità disciplinare, civile o penale, nei casi previsti dalla legge.

9. Accettazione del regolamento

Ogni incaricato deve sottoscrivere il modulo di incarico e accettazione del presente regolamento.

Ultimo aggiornamento: giugno 2025
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